Medarbeider?
Ressurssamling til bruk i planlegging og gjennomføring av Idrettsweekend i DELK.
Alt som du finner her er basert på erfaringer fra tidligere gjennomførte arrangementer. Det betyr ikke nødvendigvis at fremtidige arrangementer skal bygges på samme måte som tidligere, men vi håper dette kan være til god hjelp.
Opplysningene på denne nettsiden skal være av offentlig karakter.
Sidene er sist vedlikeholdt 18. mars 2024 (Høye Løvland)
Lokalmenighetens ansvarsområder
Vi i DELK Ung volley sitt styre synes det er kjempegøy å få lov til å arrangere Idrettsweekend. Men det kan også være krevende. Derfor er vi ganske så tydelige på at det er ønskelig at lokalmenigheten bidrar når det er mulig. Vi er fleksible, og vi har god tilgang på velvillige personer, men vi håper jo at den lokale menigheten bretter opp ermene og gjør en solid innsats så langt det er mulig. Husk at dette er herlig og inspirerende diakonalt arbeid for alle som bidrar.
Selv om vi i utgangspunktet ønsker at de oppgavene nedenfor skal gjøres av lokalmenigheten, så kan vi avtale andre ordninger i god tid før et arrangement. Det vil også kunne være mulig å bruke noen fra arrangørstaben til for eksempel å bidra ved middag.
DELK Ung Volley ønsker at lokalmenigheten utnevner ansvarlige for hver av hovedområdene nedenfor.
Vi har laget egen artikkel for det omfattende temaet «Mat og servering»:
Når vi ønsker at lokalmenighet skal være ansvarlig for lokaler, så mener vi at vi har en som kan ha en slags vaktmesterrolle. Vaktmester skal ha ansvar for lokaler, utstyr og sikkerhet. Vi ønsker at lokalmenighetens lydtekniker gjør avklaringer med vårt musikk- og møteteam knyttet til tale, musikk, lyd og bilde i kirken.
Vaktmester skal:
- Være til stede ved tilrigging
- Kjenne bygget, hvor relevant utstyr er og så videre. Ha tilgang til alle nødvendige lokaler. Kjenne til hvor sikringsskap og brannutstyr står.
- Fjerne søppel i søppeldunker, fylle på med toalett- og håndklepapir og generelt se til at lokalene brukes slik de er ment for.
- Arrangørene kan trenge hjelp til å flytte kjøleskap, inventar og utstyr.
- Styre ryddeteamet (se egen beskrivelse nedenfor) når arrangementet går mot sin avslutning.
- Være tilgjengelig for alt vi ikke har tenkt på i planleggingen, eller som kommer uforutsett.
Lokal lydtekniker skal:
- Bistå lyd- og lystekniker med å avklare og finne frem til relevant utstyr på bygget i forbindelse med forberedelser til møter og konserter.
- Stedets lokale lydtekniker bør ha en god dialog med den som er lydansvarlig for Idrettsweekend, slik at man får avdekket bruk av teknisk utstyr, instrumenter osv. Det bør avklares hva som skal leveres av lyd, projektor, nettsendinger, podkast osv. under gudstjeneste.
- DELK Ung Volley vil normalt ta initiativet til et samarbeid med lokal lydtekniker.
Vaktmester og lokal lydtekniker trenger normalt ikke være til stede under hele arrangementet, men bør være lett tilgjengelig på telefon.
Når arrangementet går mot avslutning, så trengs det en håndfull mengde mennesker som kan komme inn med frisk energi og bidra til opprydding. Vi vil anta at et team på 4-8 personer kan bidra i et par timer og dermed få unna gjort det meste. Etter gudstjeneste søndag vil normalt kirkerommet ikke bli brukt mer, og derfor er det mulig å starte nedrigging av musikk/lyd/lys kort tid etter at gudstjenesten er ferdig.
Ryddeteamet utpekes av den som defineres som lokalmenighetens vaktmester (se ovenfor).
Ryddeteamet skal:
- Hjelpe arrangørene å rydde sammen alle rekvisiter som er blitt brukt under arrangementet. Det er mye som blir brukt.
- Utstyr til lyd/konsert (kveile kabler, rydde lydutstyr ut i biler osv)
- Skjermer og kabler til visning av poengscore
- Sette klasserom tilbake til daglig stand
- Flytte tilbake inventar som er blitt brukt
- Kaste søppel til avfallshåndtering
- Restmat – håndtere
Annet?
Hvorvidt ryddeteamet skal vaske lokalene, eller om dette gjøres av stedets faste vaskepersonell, vil være en vurdering som må gjøres. Ryddeteamet må sørge for å få instrukser om hvilket utstyr som skal leveres hvor. Normalt vil utstyr til musikk/lyd/lys være merket på en god måte, men det kan oppstå enkelte tvilstilfeller. Da bør dette utstyret samles for en vurdering av de involverte.
Det kan være behov for frakte deltakere til-fra kollektivtransport. Typisk vil det være et behov for mange biler ved turneringsstart og -slutt. Vi vil forsøke å få en del foreldre til å kjøre ungdommene til arrangementet, og i tillegg ta en ekstratur til nærmeste togstasjon eller annen kollektiv transportordning. Men det kan være behov for å få hjelp av noen lokale foreldre eller menighetsmedlemmer.
DELK Ung Volley sine ansvarsområder
Styret i DELK Ung Volley vil normalt ha ansvar for selve gjennomføring av arrangementene. Turneringer, påmeldinger, konserter, møter og så videre. Vi vil normalt også ha ansvar for kiosk og kafe.
Notat fra styremøte 28.11.2023 Høye:
På Bjerkely mars 2024 tenker vi å ha en kubbspillturnering utendørs hvis været tillater det. Dette skal være en sign in-konkurranse, altså at man kan skrive seg på når man kommer på lørdag 9. mars. Man kan være 2 spillere, og kravet er at hver av spillerne skal være fra ulike byer. Man må da selv organisere kampene så det passer inn i forhold til volleyball og bordtennis. Mulig denne konkurransen kan pågå gjennom hele lørdagen og frem til søndag ettermiddag. Må se nærmere på konseptet her.
Om været ikke tillater det, så kan vi lage en annen type sosial aktivitet i stedet. Ligretto, annet brettspill, en bordlek eller lignende.
Ansvarlig for kubbspillturnering: Høye
Selv om alle ledere oppfordres til å være diakonale i sitt arbeid, så er det ikke til å komme bort i fra at noen ungdommer trenger folk å kunne snakke med. Gjerne på tomannshånd. Da er det fint at vi har personer til stede som ikke har masse andre arbeidsoppgaver, men som først og fremst har som oppdrag å være en god lytter og samtalepartner for den som skulle ønske det. Vi prøver å kombinere det diakonale med å være med på praktiske oppgaver i mingleområdet – som for eksempel dartkonkurranse eller kafe. Men rollen er altså først å fremst å være samtalepartner for ungdommer som ønsker en voksen å snakke med.
Notater for administrativ ledelse
I hvor stor grad kreves politiattest? Skal alle som på en eller annen måte er medarbeider ha politiattest? Altså hjelpere like mye som ledere? Hvor går grensen? Dette må undersøkes.
Notat 28.11.2023 Høye:
For Bjerkely mars 2024: Carlos blir forespurt av Benjamin.
Her er info og planlegging rundt Medarbeidersamlinger Idrettsweekend