Medarbeider?

Vi har laget egen artikkel for det omfattende temaet «Mat og servering»:

Veiledning for mat og servering

Overnattingsvert skal normalt være en person fra lokalmenighet.

Overnatting kan gjøres i klasserom. Det er ønsket at rominndeling gjøres etter klassetrinn, på tvers av byene deltakerne kommer fra. Altså for eksempel at 10. klassinger jenter fra Skien, Sandefjord, Tønsberg og Oslo sover på ett klasserom. Dette gjør at de blir bedre kjent på tvers av byene.

Overnattingsvert skal:

• søke brannvesenet i kommunen svært tidlig for å få godkjent overnatting. Det må være etablert tilstrekkelig brannvern (instrukser, utstyr, rømningsveier osv).
• sørge for å få oppdatert deltakerliste og sette opp ark utenfor hvert rom med hvilke personer som skal sove på hvilke klasserom. NB – oversikten må oppdateres kort tid før natten for å sikre at alle navn står skrevet inn. Dette kan være viktig informasjon til nattevakten dersom en deltaker må vekkes.
• innlosjere deltakerne og eventuelle ledere
• bidra med å blåse opp luft i luftmadrasser, dersom deltakerne ikke ordner dette selv
• svare på spørsmål og hjelpe til med utfordringer fra deltakerne som innlosjeres
• Vise deltakerne hvordan man rydder vekk bord og stoler for å frigjøre gulvplass til overnatting.
• Se til at oppryddingen i klasserommene er godkjent når arrangementet går mot slutten
• Se til at klasserom ikke brukes for annet enn avslapningsformål. Det skal være rolig atmosfære hele døgnet i og rundt klasserommene.
• Overnattingsvert har ansvar for å skaffe nattevakter og å gi dem nødvendige instruksjoner.
• At arrangør og nattevakter har nøkler og nøkkelkort til alle nødvendige lokaler. Spesielt se til at nattevakten har fått all informasjon han trenger.
• Det anbefales at overnattingsvert overnatter i lokalene, og er bakvakt om nattevaktene trenger hjelp.

Om nattevakter:

• Lokalmenigheten skal sørge for at det gjennom natten er minst to nattevakter (fortrinnsvis en av hvert kjønn).
• Det kan være en god ide at nattevakttjenesten består av ett lag som har vakt frem til klokka 04.00, og som avløses av et nytt lag som går på klokka 04.00.
• Nattevakt skal sørge for at det blir ro i lokalet, og spesielt at de deltakerne som ønsker å sove skal få gode muligheter til det.
• DELK Ung har en egen vakttelefon som både foreldre og deltakere kjenner til. Denne telefonen skal hele natten voktes og besvares av nattevakt.
• Nattevakt må gjøre seg kjent med spesielle utfordringer som den enkelte deltaker har. Noen deltakere kan ha adferdsproblemer, angst, diabetes som må følges opp. Dette har normalt blitt registrert inn når deltaker meldte seg på arrangementet.
• Nattevakt må gjøre seg kjent med lokalet før natten. Hvor er brannutstyr, hvor er sikringskap, mat og førstehjelp og så videre.
• Nattevakt må skaffe nøkkel eller adgangsbrikke/nøkkelkort og hele tiden ha dette på seg gjennom vakten.
• Nattevaktene skal i så liten grad som mulig gå inn på rommene hvor overnattingen skjer. Det er ønskelig så langt som mulig at en kvinnelig nattevakt åpner og eventuelt går inn på rommene hvor det ligger jenter, og tilsvarende for mannlige nattevakter, at de tar seg av guttene. Husk å opptre respektfullt og benytt transparente metoder.

/22.11.2023 Mattis: Det skulle vært fint å få deltakerliste på hvem som endelig meldte seg på når kvelden nærmer seg. Kan bety at sekreteriatet bør ha en skriver tilgjengelig. Og kjekt å be om kjønn under påmeldingen. Søknad til brannvesenet gikk veldig fint. Men det ble mye rydding og rigging. Fikk ikke deltakerne til å rydde selv. Erfaring fra Granly er at maks antall deltakere kan være 120 på vinterstid.

Når vi ønsker at lokalmenighet skal være ansvarlig for lokaler, så mener vi at vi har en som kan ha en slags vaktmesterrolle. Vaktmester skal ha ansvar for lokaler, utstyr og sikkerhet.

Vaktmester skal:

• Være til stede ved tilrigging
• Kjenne bygget, hvor relevant utstyr er og så videre. Ha tilgang til alle nødvendige lokaler. Kjenne til hvor sikringsskap og brannutstyr står.
• Bistå lyd- og lystekniker med å finne frem til relevant utstyr på bygget i forbindelse med forberedelser til møter og konserter.
• Fjerne fjerne søppel søppeldunker, fylle på med toalett- og håndklepapir og generelt se til at lokalene brukes slik de er ment for.
• Arrangørene kan trenge hjelp til å flytte kjøleskap, inventar og utstyr.
• Styre ryddeteamet (se egen beskrivelse nedenfor) når arrangementet går mot sin avslutning.
• Være tilgjengelig for alt vi ikke har tenkt på i planleggingen, eller som kommer uforutsett.

Vaktmesteren trenger ikke være til stede under hele arrangementet, men bør være lett tilgjengelig på telefon. Navn og telefonnummeret til vaktmester bør skrives opp på plakat i resepsjonen.

Når arrangementet går mot avslutning, så trengs det en håndfull mengde mennesker som kan komme inn med frisk energi og bidra til opprydding. Vi vil anta at et team på 4-8 personer kan bidra i et par timer og dermed få unna gjort det meste.

Ryddeteamet utpekes av den som defineres som lokalmenighetens vaktmester (se ovenfor).

Ryddeteamet skal:

• Hjelpe arrangørene å rydde sammen alle rekvisiter som er blitt brukt under arrangementet. Det er mye som blir brukt.
  • Utstyr til lyd/konsert (kveile kabler, rydde lydutstyr ut i biler osv)
  • Skjermer og kabler til visning av poengscore
• Sette klasserom tilbake til daglig stand
• Flytte tilbake inventar som er blitt brukt
• Kaste søppel til avfallshåndtering
• Restmat – håndtere

Annet?

Hvorvidt ryddeteamet skal vaske lokalene, eller om dette gjøres av stedets faste vaskepersonell, vil være en vurdering som må gjøres.

Det kan være behov for frakte deltakere til-fra kollektivtransport. Typisk vil det være et behov for mange biler ved turneringsstart og -slutt. Vi vil forsøke å få en del foreldre til å kjøre ungdommene til arrangementet, og i tillegg ta en ekstratur til nærmeste togstasjon eller annen kollektiv transportordning. Men det kan være behov for å få hjelp av noen lokale foreldre eller menighetsmedlemmer.

Veiledning for kampledelse volleyball

Veiledning for kampledelse bordtennis

Veiledning ansvarlig for kiosk og kafe

Notat fra styremøte 28.11.2023 Høye:

På Bjerkely mars 2024 tenker vi å ha en kubbspillturnering utendørs hvis været tillater det. Dette skal være en sign in-konkurranse, altså at man kan skrive seg på når man kommer på lørdag 9. mars. Man kan være 2 spillere, og kravet er at hver av spillerne skal være fra ulike byer. Man må da selv organisere kampene så det passer inn i forhold til volleyball og bordtennis. Mulig denne konkurransen kan pågå gjennom hele lørdagen og frem til søndag ettermiddag. Må se nærmere på konseptet her.

Om været ikke tillater det, så kan vi lage en annen type sosial aktivitet i stedet. Ligretto, annet brettspill, en bordlek eller lignende.

Ansvarlig for kubbspillturnering: Høye

Veiledning for ansvarlig for dartkonkurranse

Veiledning for musikk og møter

Selv om alle ledere oppfordres til å være diakonale i sitt arbeid, så er det ikke til å komme bort i fra at noen ungdommer trenger folk å kunne snakke med. Gjerne på tomannshånd. Da er det fint at vi har personer til stede som ikke har masse andre arbeidsoppgaver, men som først og fremst har som oppdrag å være en god lytter og samtalepartner for den som skulle ønske det.

Erling R har påtatt seg ansvar for å være diakon under Bjerkely mars 2024.

Notater for administrativ ledelse

I hvor stor grad kreves politiattest? Skal alle som på en eller annen måte er medarbeider ha politiattest? Altså hjelpere like mye som ledere? Hvor går grensen? Dette må undersøkes.

Beskrivelse av DELK Ung Volley sin organisasjon, mandat og rolleforståelse

Notat 28.11.2023 Høye:

For Bjerkely mars 2024: Carlos blir forespurt av Benjamin.

Her er info og planlegging rundt Medarbeidersamlinger Idrettsweekend